De vele gezichten van document management
Document management mag heel wat minder sexy klinken dan social media, cloud computing of digital marketing, toch is het voor heel wat bedrijven een erg belangrijk - om niet te zeggen cruciaal - gegeven geworden. Wij proberen u als inleiding een kort overzicht te bieden van de vele gezichten van document management.
Document management is een erg brede term, die verschillende technologieën en componenten omvat. Bovendien moet u er ook nog rekening mee houden dat ook de functionaliteit - en uiteraard ook de bijhorende complexiteit - van de verschillende oplossingen erg kan verschillen. Een overzicht van de belangrijkste componenten van een volledig document managementsysteem.
1. Digitaliseren
Het digitaliseren van papieren documenten is een belangrijk onderdeel van document management. Traditioneel worden hiervoor scanners of multifunctionals gebruikt, met de bijhorende softwarepakketten. Een goed optical character recognition (OCR)-pakket - al dan niet geintegreerd in de hardware - is op dat vlak een absolute must.
2. Indexeren
Documenten indexeren is een absolute must om ze later makkelijker en sneller terug te vinden en beschikbaar te kunnen stellen. Voor elk document wordt ook metadata opgeslagen. Dat kan automatisch of manueel gebeuren en de vorm en inhoud van die metadata kan uiteraard verschillen. Die metadata kunnen gebruikt worden bij het opzoeken van documenten.
3. Archiveren
Het opslaan van elektronische documenten hangt samen met het beheer van elektronische documenten: waar ze opgeslagen worden, hoe lang, hoe de migratie gebeurt tussen verschillende opslagmedia, hoe documenten vernietigd kunnen/moeten worden, enz.
4. Zoeken
Het snel kunnen terugvinden van documenten is uiteraard één van de belangrijkste functies van een document managementsysteem. Daarom is een degelijke zoekfunctie absoluut cruciaal. De meeste systemen laten dan ook toe om te zoeken via een indexsysteem en/of via sleutelwoorden. Belangrijk daarbij is ook de snelheid waarmee een archief kan doorzocht worden.
5. Ophalen
Hoewel het ophalen van een document uit een archief redelijk simpel lijkt, kan het in een digitale omgeving behoorlijk complex worden. Het hangt af van de manier waarop gebruikers documenten kunnen opzoeken en ophalen en welke (extra) functionaliteit er wordt aangeboden.
6. Samenwerken
Collaboration is onlosmakelijk verbonden met een document managementsysteem. Het moet mogelijk zijn voor verschillende geauthoriseerde gebruikers om - al dan niet tegelijkertijd - toegang te hebben tot documenten. Wanneer één document bewerkt wordt door een persoon, moet dat uiteraard onmogelijk zijn voor anderen. Versiebeheer moet gebruikers daarbij toelaten om uit te vissen welke de meest recente versie is van een document en desgewenst ook om eerdere versies te kunnen opvragen. Versiebeheer is een absolute vereiste voor documenten die regelmatig aangepast (moeten) worden en door verschillende personen gebruikt worden.
7. Beveiligen
Security is van cruciaal belang in een document managementsysteem en valt uiteen in een aantal componenten. Belangrijke onderdelen zijn onder meer authenticatie, identity & access management, digital rights management (DRM), business continuity, data loss prevention en information security.
8. Beheren
Uiteraard kan in een compleet document managementsysteem een workflow engine niet ontbreken. Dit kan gaan van een vrij eenvoudig systeem (bijhouden wie wat naar wie stuurt) tot een complex overzicht van de verschillende workflows (met eventuele goedkeuringsprocessen) en regels die voor elk specifiek document werden opgesteld binnen een bedrijf. Belangrijk is uiteraard dat nieuwe workflows kunnen toegevoegd worden en bestaande workflows voortdurend kunnen opgevolgd en bijgestuurd worden.
9. Integreren
Uiteraard staat een document managementsysteem niet los van andere oplossingen. Integratie met andere oplossingen laat toe om documenten rechtstreeks vanuit andere toepassingen te bewerken, te bewaren of op te zoeken. Dit soort integratie is beschikbaar voor de meest gebruikte toepassingen zoals office suites, e-mail clients en collaboration tools.
10. Publiceren
De publicatie van een document omvat vaak ook verschillende stappen - creatie, nalezen, goedkeuren, aanpassen, printen, online zetten, enz. - die idealiter door het document managementsysteem kunnen beheerd worden. Dat systeem moet ook toelaten om documenten via verschillende kanalen en in verschillende formaten te publiceren of - intern of extern - te verspreiden.
Welke vragen moet u stellen?
Een bedrijf dat overweegt om een document managementsysteem te installeren, kan zich op voorhand beter een aantal vragen stellen. Wij zetten er een aantal op een rijtje.
Creëren
Hoe worden verschillende documenten gecreëerd?
Hoe wordt de authenticiteit van een document bepaald?
Hoe wordt versiebeheer georganiseerd?
Opslaan
Hoe worden documenten opgeslagen?
In welke formaten worden documenten opgeslagen?
Welke documenten worden opgeslagen?
Waar worden documenten opgeslagen?
Opzoeken
Hoe worden documenten georganiseerd en beheerd?
Hoe zijn documenten terug te vinden?
Hoe hebben mensen toegang tot documenten?
Verdelen
Hoe worden documenten bezorgd aan de correcte mensen?
Hoe worden workflows in kaart gebracht en opgevolgd?
Hoe worden documenten gepubliceerd?
Bewaren
Hoe worden documenten bewaard?
Hoe wordt de leesbaarheid op langere termijn gegarandeerd?
Beveiligen
Hoe worden documenten beveiligd?
Wie heeft toegang tot welke documenten?
Hoe worden documenten beschermd tegen (on)bewuste vernietiging?
Traceren
Hoe weet u wie welk document op welk moment heeft bekeken of behandeld?
