Tips voor een lagere telecomfactuur
Het telecombudget slorpt 1 à 4% van de omzet van een KMO op. Dat budget kan nochtans met 35 à 50% afgeroomd worden door drie gouden regels te volgen: analyseren, optimaliseren en controleren. Plus een overstap naar voice over IP plannen.
Het eerste struikelblok voor een deugdelijk beheer van het telecommunicatiebudget is dat er heel veel soorten uiteenlopende informatiebronnen bestaan. De KMO beschikt gewoonlijk over een data-abonnement (type ADSL), dat losstaat van de contracten voor vaste telefonie (ISDN-abonnementen) en mobiele communicatie (gsm, volledig of gedeeltelijk voor rekening van het bedrijf). De tweede moeilijkheid is het zeer uiteenlopende aanbod en de vele promoties die bij veel spelers terug te vinden zijn. Derde knelpunt tot slot is de brede waaier van technische oplossingen: update van een bestaande centrale, Simbox, IP-telefonie, unified communication, softphones, Skype-gateways, SIP-accounts, VPN-tunnels, call back-systemen...
Regel 1: analyseren
Als u gebruik wilt maken van de online rapportagetools die operators aanbieden om de gegevens te analyseren, dan merkt u al snel dat die tools een aantal beperkingen hebben. Zo kunt u niet bepalen of het bestaande tariefplan anomalieën vertoont (gefactureerde diensten die niet actief zijn, onder- of overbenutte lijnen, enz.) en of de prijs die u betaalt voor de minuten en de gegevensoverdracht marktconform is.
De eerste organisaties die echt specifieke tools gingen gebruiken voor de controle van hun telecombudget waren de grote gebruikers. "Zij vragen vooral om een duidelijk en bijgewerkt overzicht van hun telecommunicatie-uitgaven. Dikwijls gaat het om bedrijven met meerdere vestigingen, multinationale bedrijven die op zoek zijn naar een instrument en een service om de gegevens te consolideren", aldus Frédéric Fober, Customer Care, Sales & Marketing Telecom Watchers. "Bij ons heet dat Teltracker, maar voor KMO's is het niet geschikt. De telecomsituatie van bedrijven met 20 of 40 werknemers is niet complex genoeg om in een dergelijk tool te investeren. Wij werken met bedrijven met 300 of 400 bedienden en telecommunicatiebudgetten vanaf 500.000 euro per jaar. Ons tarief bedraagt nooit meer dan 3% van hun telecommunicatie-uitgaven." Dat is voor KMO's overigens een eerste richtpunt: hoe groot of klein de onderneming ook is, nooit mag de prijs voor de optimalisatie en follow-up van het telecommunicatiebudget hoger zijn dan dat percentage.
Voor oplossingen van andere bedrijven zijn KMO's dan juist weer de belangrijkste doelgroep. We denken aan Hexacom, dealer van Siemens, SieCom, dealer van Siemens en Panasonic, en Newtel, een onafhankelijk integrator die deel uitmaakt van dezelfde groep als SieCom, een KMO-afdeling opende en volgens het systeem van interne concurrentie werkt. Patrick Gillis, CEO bij Hexacom: "De eerste stap is hoe dan ook een audit. Als je het telecombudget van KMO's analyseert, merk je dat 15% van dat budget naar infrastructuur gaat - de centrale en de toestellen - en 85% naar repetitieve kosten: de minuten en abonnementen. De audit moet het mogelijk maken om de bestaande tarieven te vergelijken met de beste prijzen van de top vijf van telefonieleveranciers. We laten het communicatieverkeer van de klant dan via de interessantste operator passeren. Voor de KMO betekent het dat zijn hele telefonie teruggebracht wordt tot één abonnement. Hij ontvangt een maandelijkse factuur met een gedetailleerd overzicht van alle kosten, gefactureerd per werkstation, per regio, gebruiker of afdeling."
Regel 2: optimaliseren
Aan de andere kant dient de basistelecominfrastructuur, lees de telefooncentrale, te worden geoptimaliseerd, dat wil zeggen geüpdatet of vernieuwd.
"Wij leveren gratis een audit en een optimalisatiestudie voor het plaatsen van een unified messaging of VoIP-systeem. Wat wij wel factureren is de haalbaarheidsstudie, die moet nagaan of de infrastructuur wel kan migreren naar een Voice-over-IP-oplossing", vertelt Gie Laurijssen, managing partner bij SieCom. "Dikwijls blijkt het netwerk er niet klaar voor te zijn. Dat verklaart waarom wij 'maar' 40% van onze omzet te danken hebben aan VoIP.
Bart Troubleyn, Managing Director bij Nextel vertelt een soortgelijk verhaal: "De audit zelf is gratis. We kunnen zelfs een keer per jaar een audit doen bij de klant. Dikwijls stoten we daarbij op slapende of overgedimensioneerde contracten. We zoeken naar factuurfouten, gaan na of de tariefplannen overeenkomen met de marktprijs en of ze worden toegepast. De audit is een goede kans om na te denken over een technische optimalisatie, die kan uitmonden in een VoIP-aanbod - als de infrastructuur dat mogelijk maakt - of een ISDN-oplossing. Wij hebben geen taboes. Het is in de eerste plaats een gelegenheid om te kijken hoe de klant werkt en het verloop van het communicatieverkeer onder de loep te nemen. Door het verkeer rechtstreeks te laten toekomen op de juiste toestellen, hebben wij bij een klant bijvoorbeeld het aantal receptionistes kunnen terugbrengen van vier tot een!"
Ook de telecomvergelijkingstool Speed doet - bij ZKO's dan toch - gratis audits, aldus ontwikkelaar Christophe Petiau: "De klant laat ons zijn facturen zien. Wij analyseren ze en we formuleren optimalisatievoorstellen." De Graal waarnaar wordt gezocht is natuurlijk het ideale tariefplan. "In een perfecte wereld leidt de audit tot het kiezen van één operator voor zowel vast en mobiel verkeer als voor dataverkeer. Bovendien verschijnen er nu ook zakelijke versies van het double en triple play aanbod, dat tot nog toe voorbehouden was aan de thuismarkt."
Die producten heten Proximus Company Connect, Belgacom Fusion of Mobistar One Office Voice Pack. Het principe is dat men gratis kan bellen naar een gegeven lijst van nummers - de nummers van een groep medewerkers - plus er wordt een aantrekkelijk tariefplan voorgesteld voor de communicatiecircuits: vast naar mobiel, mobiel naar vast, mobiel naar mobiel, enz.
Regel 3: controleren
Na de analyse en na de optimalisatie is de controle aan de beurt: regelmatig de telecomkosten nagaan, de gebruikspieken identificeren en verbruiksanomalieën opsporen en minstens een keer per jaar het tariefplan herbekijken. Het is een virtueuze cirkel, waar iedere telecommanager van een KMO zich dient aan te houden.
Voice over IP
Het plaatje ziet er nu ook anders uit met de VoIP-technologie, vooral voor KMO's die veel internationale telefoontjes plegen", aldus Christophe Petiau. Die kunnen nu terecht bij heel goedkope VoIP-operators, zoals Voice One, het gewezen Wizz Telecom. Met een WiFi-gsm waarop men een SIP-account heeft geopend, kan men vanaf een WiFi-toegangspunt (bijvoorbeeld een hotspot) toegang krijgen tot voicemail en gratis naar het eigen bedrijf bellen. Of de SIP-account configureren op een notebook met een softphone, PDA of internettelefoon, die internet gaat gebruiken om spraak uit te wisselen. "Er zijn vandaag geen grenzen meer. Het begrip "nationaal of internationaal" gesprek is weggevallen."
SIP-verbindingen kunnen overigens ook geactiveerd worden vanaf de KMO-centrale zelf, vertelt Patrick Gillis: "IP-telefooncentrales kosten tegenwoordig evenveel als traditionele telefooncentrales, als ze niet goedkoper zijn. Plus de onderhoudsprijzen zijn met 20 à 50% gezakt. SIP-compatibele centrales kunnen zich aanmelden op een SIP-server en alle SIP-toestellen kunnen dan gratis bellen, ongeacht waar ze zich bevinden, met een onberispelijke geluidskwaliteit. Dat kan het budget met 30 à 50% naar beneden halen. In tegenstelling tot een weinig betrouwbare gateway zoals Skype, is het SIP-protocol duidelijk de actuele en toekomstige referentietechnologie voor KMO's."
